Puedo tener un Plan Operativo Anual (POA) si soy emprendedor (parte 1 de 3)

Esta pregunta me vino cuando estudiaba para el postgrado (sí, estoy en la Maestría de Ciencias Gerenciales Mención Producción). No es un tema nuevo para mí, lo nuevo es como adaptar esos conceptos que parecen escritos en sanscrito a un mayorista ferretero o a mi amiga que tiene una panadería artesanal en casa.

Siempre noto con preocupación que las grandes teorías sobre planificación, producción, procesos, calidad y un largo etcétera, se ven muy lejanas del “hombre común” y sus ideas de negocios. Entonces terminan cometiendo errores que harían llorar a Fred David o los buenos amigos Kaplan y Norton, solo por mencionar algunos.

De este drama no se escapa nadie, ¡ni yo! Sobre este particular debo admitir que en mis inicios no presté atención a nada de esto y por lo tanto cometí errores vergonzosos. De hecho, tener este blog luego de 2 años, fue un grave error, pues estuve generando contenido en redes sociales que no me pertenecen y han limitado mi crecimiento (es como arar en tierras prestadas, cuando aparezca el dueño, te quita todo).

Pero volvamos al tema del plan operativo anual (POA), el cual es el final de un proceso de al menos 4 grandes pasos:

Definir objetivos

Convertir los objetivos en metas

Crear indicadores gráficos

Hacer el plan operativo para cada meta

En la teoría de formulación de proyectos, los 3 primeros pasos corresponden al Plan estratégico del proyecto o plurianual (PEP), pero como estamos hablando “en cristiano”, mantengamos las cosas sencillas.

Definir Objetivos

Todo proyecto o negocio debe tener 5 objetivos como mínimo para asegurar su rentabilidad y sostenibilidad en el tiempo:

Aumentar la productividad: esto se expresa en números en función al rendimiento por unidad de producción, es decir, ventas por fuerza laboral, unidades por horas de producción, kilogramos por inversión (en el caso de alimentos).  

Mejoramiento de la calidad:  enfocado en el producto final y en función a las necesidades y expectativas del cliente.

Disminuir los costos: también enfocado en la productividad, pues se busca maximizar el uso de los recursos, por lo tanto, debe haber una búsqueda permanente de “hacer más con lo mismo o con menos”.

Tener sostenibilidad ambiental: un objetivo fundamental para ser un negocio “de bien”. Debemos procurar disminuir nuestra huella de carbono, reciclar, no contaminar y todo aquello que esté en pro del ambiente.

Tener sostenibilidad social: se refiere a la responsabilidad social del negocio, la forma en que apoyamos a la comunidad donde nos desenvolvemos, lo cual trae una imagen positiva ante los clientes (dar para recibir).

Cada negocio debe establecer sus propios objetivos, pero enfocados en estos cinco, donde los primeros tres son pilares y los otros dos son transversales, es decir, se relacionan y permiten el cumplimiento de los primeros.

Usemos un ejemplo sencillo para ilustrar lo que llevamos hasta ahora. Pensemos que tenemos una panadería artesanal en casa, donde preparamos pan baguette, siciliano y campesino. Ahora estableceremos los objetivos para este emprendimiento:

Productividad: Aumentar el rendimiento de la materia prima usada la elaboración de panes.

Calidad: Mantener la consistencia en el peso de las unidades de pan producidas.

Costos:  Disminuir los costos de materia prima relacionadas con la harina de trigo.

Ambiental: Reciclar los envases de materia prima.

Social: Apoyar a una fundación sin fines de lucro que preste asistencia a los animales en situación de calle (¿saben que soy proteccionista?).

Estos objetivos hasta aquí son una hermosa, honorable y loable intención, solo eso, y creo que es aquí donde el problema empieza porque nos fijamos objetivos que no son metas y por lo tanto se quedan en meros deseos, propósitos, intenciones, pero no son metas.

Una meta debe responder a 3 preguntas: qué, cuánto y cuándo. Vamos a crear una meta con el primer objetivo que planteamos para nuestra panadería artesanal desde casa:

Meta de productividad: aumentar el rendimiento de la materia prima usada la elaboración de panes tipo baguette en 5% para los próximos 6 meses.

Como pueden ver, me enfoqué en los panes tipo baguette y esto fue porque cada pan tiene un rendimiento diferente. Ahora pensemos en el objetivo de calidad, y establezcamos una meta:

Meta de calidad: Mantener la consistencia en el peso de las unidades de pan producidas, con una desviación máxima de 5g, en los próximos 3 meses.

En este caso puedo usar toda la producción porque los panes tienen pesos finales distintos, pero la desviación la establezco yo y debe ser la misma en toda la producción. Ahora bien, ¿De dónde sale la información para convertir los objetivos en metas? Pues de los datos históricos y las brechas que generan, pero de eso hablaremos la próxima semana.

Mayra Artal
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Ingeniero industrial, especialista en mejora de procesos y sistemas de gestión de calidad. Me encanta viajar, probar comidas diferentes y apoyar causas en defensa de los animales abandonados

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