Puedo tener un Plan Operativo Anual (POA) si soy Emprendedor (2 de 3)

La semana pasada les comenté que todo negocio debe tener al menos 5 objetivos para ser rentable y tener sostenibilidad social y ambiental, pues seguramente quieres generar ingresos o por lo menos no tener pérdidas, pero además debes tener respaldo de la comunidad donde trabajas y cumplir con normativas ambientales.

Pero tener esos bellos objetivos no significa nada, si no los conviertes en metas gerenciables, es decir, en metas donde queden claras las respuestas a 3 preguntas: qué, cuánto y cuándo. Pero es aquí donde nos quedamos la vez pasada: ¿de dónde vamos a sacar esa información?

Convertir Objetivos en Metas

Retomemos el ejemplo de la panadería artesanal que usé la semana pasada y una de las metas que había trazado en ese momento “aumentar el rendimiento de la materia prima usada la elaboración de panes tipo baguette en 6% para los próximos 6 meses”. Para llegar a esto debemos primero hacer un análisis de los datos históricos que tenemos y aquí entra el primer twist de este artículo: ¡debes tener datos históricos!

Los datos históricos se obtienen llevando un registro diario de tus procesos y usando herramientas de control estadístico como la hoja de registro y diagrama de Pareto. En mi curso online te enseño sobre esto.

Ya que tienes datos históricos que revisar, debes hacer un listado en Excel preferiblemente, con el rendimiento de tu materia prima (el ejemplo que estamos siguiendo), y luego sacar el promedio general del período. Este dato te dará una idea de cuánto puedes aspirar a mejorar tu rendimiento. En nuestro ejemplo, consideré que aumentar en 6% el rendimiento actual era un buen punto de partida.

Este procedimiento se puede realizar para los tres tipos de panes (preparamos pan baguette, siciliano y campesino), entonces se grafican las brechas jerarquizadas y podemos decidir por dónde empezar. Si alguna brecha es negativa, igualamos a cero porque eso quiere decir que la meta prevista fue sobrepasada.

En nuestro caso, el pan tipo baguette requiere aumentar en 6% el rendimiento, mientras que el pan tipo campesino requiere un aumento del 2,5%. Cada tipo de pan tiene una meta diferente y, por lo tanto, estará presente en nuestro Plan Operativo Anual de una forma diferente, pues seguramente se requerirán acciones distintas para lograr la meta trazada.

Crear Indicadores Gráficos

Los indicadores son fundamentales en cualquier negocio o proyecto. Realmente me asombra cuando hablo con dueños de negocios y lo único que saben es cuanto vendieron. Con ese número, solamente tienes una parte de la historia y no es suficiente para tomar acciones estratégicas.

Pero queda la pregunta: ¿de dónde saco los indicadores? La respuesta es precisamente de las metas. Entonces si estamos buscando aumentar el rendimiento de la materia prima en nuestra panadería artesanal, MEDIR constantemente ese rendimiento debe ser un indicador (¿recuerdas los datos históricos que mencioné al principio?). además, los indicadores deben graficarse y estar visibles todo el tiempo para tomar acciones oportunas de corrección.

El tema de los indicadores requiere un post aparte que haré en otra oportunidad, pero quiero dejarte claro que esa expresión “lo que no se mide, no se controla” es la base de todo negocio, sea cual sea su tamaño.

Mayra Artal
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Ingeniero industrial, especialista en mejora de procesos y sistemas de gestión de calidad. Me encanta viajar, probar comidas diferentes y apoyar causas en defensa de los animales abandonados

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